Des fichiers rangés
Des espaces SharePoint par usage, avec les bons accès dès le départ, accessibles depuis le navigateur, Teams ou l'explorateur Windows.
Migration
Vos fichiers rangés dans SharePoint, avec les bons accès
Les documents de la structure sont dans le OneDrive d'un seul compte partagé à toute l'équipe, sur un vieux serveur, un NAS, un Google Drive ou une Dropbox. Personne ne sait plus vraiment qui voit quoi. Je les déplace dans SharePoint, organisés par usage, et chacun n'accède qu'à ce qui le concerne.
Votre équipe continue de travailler pendant toute la migration.
La nouvelle organisation est construite à côté de l'existante. Rien n'est coupé ni supprimé tant que les fichiers ne sont pas arrivés, vérifiés, et que chacun n'a pas retrouvé ses accès.
D'où viennent vos fichiers
| Le OneDrive d'un seul compte | Le cas le plus fréquent : tout est dans le OneDrive du compte « admin » ou de la direction, partagé dossier par dossier à l'équipe. Si ce compte est supprimé, tout part avec lui. |
|---|---|
| Un serveur de fichiers ou un NAS | Une machine dans un placard, vieillissante, avec des droits accumulés au fil des années et une sauvegarde rarement vérifiée. |
| Google Drive ou Dropbox | Un outil adopté au départ, alors que la structure paie déjà Microsoft 365, et des fichiers éparpillés entre les deux. |
| Les OneDrive personnels | Chacun garde ses dossiers de travail dans son propre espace : au départ d'une personne, ses fichiers deviennent difficiles à récupérer. |
Ce qu'on trouve presque toujours
- Des liens « Tout le monde » qui ouvrent la comptabilité, les relevés bancaires ou les dossiers RH à quiconque possède le lien, sans connexion et sans date d'expiration.
- D'anciens salariés, bénévoles ou prestataires qui ont toujours accès, souvent avec le droit de modifier.
- Des documents recopiés dans dix dossiers, dont personne ne sait plus quelle version est la bonne.
- Des partenaires qui travaillent réellement avec certains de ces liens : les couper d'un coup bloquerait leur activité.
Comment ça se passe
- Inventaire, sans rien modifierVolume, dossiers, droits, liens de partage existants, personnes extérieures qui ont accès, doublons. Chaque partage est relevé et classé : légitime, à remplacer, à fermer.
- Plan de rangementUn espace par usage (par exemple Direction, Comptabilité, Équipe, Partenaires) et la liste de qui accède à quoi. Vous me signalez par écrit ce qui ne vous convient pas avant le déplacement.
- État initial conservéLa liste complète des fichiers et des droits avant migration est enregistrée : elle sert de référence pour le contrôle et en cas de question plus tard.
- Construction et copie en parallèleLes espaces SharePoint sont créés avec leurs accès, puis les fichiers y sont copiés. Le contrôle est fait fichier par fichier : nombre, taille, aucun oubli.
- Accès de remplacement pour les partenairesCe qui servait réellement à l'extérieur (bon de commande, planning, catalogue) reçoit un accès propre, avant toute fermeture.
- Fermeture des anciens accèsLes liens ouverts à tous et les accès oubliés sont retirés, avec des captures avant et après comme preuve de chaque correction.
- Fiches pour l'équipeDes fiches PDF simples : où trouver ses fichiers, comment les ouvrir dans les applications Office, comment partager correctement. Lisibles sans être informaticien.
Ce que vous recevez
Des accès maîtrisés
Plus de lien ouvert à tous sur un document sensible, plus d'accès oublié. Chaque personne extérieure qui garde un accès est connue et voulue.
Un rapport de migration
Ce qui a été déplacé, ce qui a été fermé, les contrôles réalisés, avec les preuves avant et après.
Des fiches pour l'équipe
Pour que chacun retrouve ses fichiers dès le premier jour, sans formation ni réunion.
Ce qui ne fait pas partie de la migration
La messagerie, les comptes et la sécurité générale du Microsoft 365 relèvent de l'audit et de la remise en ordre. Les logiciels métier qui dépendent d'un chemin réseau (par exemple un logiciel de comptabilité installé sur le serveur) sont repérés pendant l'inventaire et traités à part, sur devis.
Tarif
Devis fixe TVA non applicable
Le prix dépend du volume, du nombre d'espaces à créer et de l'état des partages. Il est établi par écrit après l'inventaire, avant tout déplacement de fichier : pas de dépassement.
Si un audit Microsoft 365 a déjà été réalisé, son prix est déduit de la migration.
SharePoint est inclus dans les abonnements Microsoft 365 Business : aucune licence supplémentaire n'est nécessaire dans la plupart des cas.
Questions fréquentes
Mon équipe va-t-elle être bloquée pendant la migration ?
Non. Les nouveaux espaces sont construits à côté des anciens. La bascule ne se fait qu'une fois les fichiers copiés et vérifiés, et chacun est prévenu par une fiche.
Et les liens que j'ai envoyés à nos partenaires ?
Ils sont tous relevés pendant l'inventaire. Ceux qui servent vraiment reçoivent un accès de remplacement avant que l'ancien lien ne soit fermé. Les autres sont fermés.
Puis-je perdre des fichiers ?
Les fichiers sont copiés, pas déplacés : l'original reste en place jusqu'à la fin du contrôle. La liste complète avant migration est conservée et comparée à l'arrivée.
Pourrons-nous continuer à travailler avec Word et Excel installés sur nos ordinateurs ?
Oui. Les fichiers s'ouvrent dans les applications Office installées comme avant, et peuvent être synchronisés dans l'explorateur Windows.
Faut-il vous donner un accès administrateur ?
Pour la migration, oui : un compte temporaire, créé par vous et à mon nom, que vous supprimez à la fin. Vous gardez la maîtrise de qui y a accès.
Combien de temps cela prend-il ?
Cela dépend du volume et de l'état des partages. Le calendrier est indiqué dans le devis, avec la date de bascule.
Parler de ma migration
Indiquez où sont vos fichiers aujourd'hui, le nombre de personnes et ce qui vous inquiète. Je vous réponds par email avec le déroulé et la façon d'établir le devis.
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