Le compte existe encore, même bloqué
Un administrateur peut accéder à l'espace de la personne depuis la console d'administration, sans connaître son mot de passe. L'opération est enregistrée dans les journaux : on sait qui a accédé à quoi, et quand.
Récupération OneDrive après un départ
Un collaborateur est parti. Une partie de vos documents est restée chez lui.
Dans Microsoft 365, chaque personne dispose de son propre espace de stockage, OneDrive. Avec le temps, des devis, des contrats ou des dossiers de la structure finissent souvent dans cet espace plutôt que dans un dossier partagé. Le jour où la personne part, il faut les récupérer avant qu'ils ne disparaissent.
Si son compte a été supprimé, le temps est compté
Par défaut, le OneDrive est conservé pendant 30 jours après la suppression du compte. Passé ce délai, il reste encore 93 jours dans un état supprimé, pendant lesquels un administrateur SharePoint peut le restaurer par PowerShell.
Avec les réglages par défaut, cela représente donc environ quatre mois avant la suppression définitive, sous réserve notamment des éventuelles stratégies de rétention Microsoft 365 en place.
Le premier geste n'est donc pas de chercher les documents : c'est d'allonger la durée de conservation. Elle peut être portée de 30 jusqu'à 3650 jours, et ce réglage s'applique aussi aux OneDrive déjà en cours de suppression : il rattrape ce qui était en train d'être perdu.
Source : documentation Microsoft, Restaurer un OneDrive supprimé
Deux situations très différentes
Le compte a été supprimé
La fiche de la personne disparaît de la console, et avec elle l'accès direct à son espace. Il faut alors passer par PowerShell pour accéder au OneDrive, voire le restaurer. Et le délai d'environ quatre mois a déjà commencé à courir.
À savoir : les fichiers stockés dans un OneDrive personnel, lié à un compte Hotmail ou Outlook.com, ne relèvent pas de l'entreprise. Ils ne sont pas récupérables par l'administrateur de votre Microsoft 365.
Le piège que presque personne ne connaît
Il arrive qu'un document ait été partagé par un lien ouvert à tous : n'importe qui possédant ce lien peut l'ouvrir, sans se connecter.
Dans un environnement de démonstration que j'ai testé, un lien de partage « Toute personne disposant du lien » a continué à fonctionner après le déplacement du fichier vers SharePoint. Le fichier apparaissait alors comme étant dans un espace privé, sans que ce lien soit immédiatement visible au même endroit dans l'interface d'administration. Je l'ai vérifié trois fois, dont une depuis un téléphone en données mobiles, hors du réseau de l'entreprise.
C'est pourquoi je recense les partages avant le transfert des documents, et je vérifie ensuite les autorisations sur leur nouvel emplacement.
Comment se passe la récupération
- Votre demande écriteLe dirigeant précise par écrit le compte concerné, les dossiers recherchés et la personne à qui remettre les fichiers.
- Un accès temporaire, limité au strict nécessaireVous créez un compte temporaire avec le seul rôle Administrateur SharePoint. Aucun autre droit n'est demandé.
- Sécuriser le délai en premierSi le compte a été supprimé, j'allonge d'abord la durée de conservation, pour que plus rien ne soit détruit pendant la récupération.
- Vos fichiers ne quittent jamais votre Microsoft 365L'accès est donné au dirigeant, ou les dossiers sont déplacés vers un site SharePoint qu'il désigne. Les partages sont recensés avant le transfert, et les autorisations vérifiées sur le nouvel emplacement.
- Une clôture propreLe OneDrive est remis en suppression ou supprimé définitivement, selon votre décision écrite. Le compte temporaire est supprimé, et vous recevez un court rapport de ce qui a été fait.
Combien ça coûte
La récupération entre dans le cadre du Dépannage. Le niveau est confirmé par écrit avant toute intervention.
Simple90 €TVA non applicable
Fichiers encore dans la corbeille, ou retour du OneDrive à un état antérieur, jusqu'à 30 jours en arrière.
Complexe250 €TVA non applicable
OneDrive d'un compte supprimé, restauré puis remis au dirigeant.
Urgence+ 50 %sur le niveau concerné
Prise en charge prioritaire, jours ouvrés, selon disponibilité.
Un départ dans votre structure ?
Décrivez la situation par écrit : date du départ, compte encore actif ou supprimé, dossiers recherchés, et à qui remettre les fichiers. Je vous réponds par email avec le niveau d'intervention et son prix.
Décrire ma situationLes constats de cette page ont été vérifiés sur un environnement Microsoft 365 de démonstration. Aucune donnée de client n'est concernée.